| Reija Manninen-Laukka
Value of Focus
Huipputuottavuus alkaa priorisoinnista ja fokuksesta organisaation ylimmällä tasolla. Ylimmän johdon valinnat ohjaavat koko organisaation ajankäyttöä ja vaikuttavat sen tuottavuuteen. Saumaton yhteistyö mahdollistaa työn tuottavuuden positiivisen kehittymisen ja yksilön ajanhallinnan osaaminen vasta viimeistelee huipputuottavuuden.
Organisaatioista on tullut yhä monimutkaisempia toimintaympäristöjä. Johtoryhmän on haastavaa muodostaa eri näkökulmista sellainen tilannekuva, joka ohjaisi näkemään kokonaisuuden kannalta ne tärkeimmät tekijät, joita kehittämällä päästään huipputuottavuuteen. Tämä vaatisi sellaista jatkuvaa dialogia, johon organisaatioissa ei käytännössä aika tahdo riittää. Ilman luotettavaa analyysiä kehittäminen kohdistuu helposti vääriin tai heikosti vaikuttaviin asioihin.
Henkilöstötuottavuuden alalla on tehty pitkään huippututkimusta ja nykytutkijoiden välillä näyttää vallitsevan vakaa yhteisymmärrys henkilöstötuottavuuteen vaikuttavista tekijöistä. Monimutkaisissa tilanteissa kenenkään inhimillinen ajatuskapasiteetti ei kuitenkaan riitä tuottamaan näistä tekijöistä ja valtavasta datamäärästä riittävän yksityiskohtaista ja virheetöntä analyysiä. Kehittäminen ei tuota toivottuja tuloksia. Mikä siis ratkaisuksi?
Avuksi huipputuottavuuden kaava
Tieteellisen tutkimuksen avulla on löydetty ne tekijät, jotka vaikuttavat kaikkein eniten henkilöstötuottavuuteen. Tämän tutkimustiedon hyödyntämiseksi organisaatioissa tarvittaisiin huippuosaamista, aikaa ja tiedonkäsittelyn kapasiteettia. Ratkaisu löytyy teknologian hyödyntämisestä. Teknologian avulla päästään jopa merkittävästi parempaan lopputulokseen, kuin perinteisen keskustelun avulla, koska datan runsaus johtaa ihmisen ajattelussa dataähkyyn.
Organisaatioissa saadaan henkilöstötuottavuuden kannalta tärkein data analysoitavaksi siten, että koko henkilöstö osallistuu keskusteluun ja ideointiin. Teknologian avulla tämä on mahdollista. Kun kaikki henkilöstön jäsenet vastaavat tieteelliseen tutkimukseen perustuviin kysymyksiin, syntyy ensimmäisen vaiheen dialogi tutkimusalustalla. Tieteelliseen tutkimukseen perustuva analyysi tästä dialogista antaa toimintasuositukset organisaation eri tasoille ja työyhteisöryhmille aina tiimitasolle saakka.
Teknologiaa ei rajoita ymmärryksen puute, koska tieteellinen tutkimus on rakennettu siihen sisälle. Sitä ei rajoita myöskään ajattelukapasiteetin puute, vaan se tuottaa valtavastakin datamäärästä analyysin samalla hetkellä, kun tieto on syötetty sisään. Lukuisilla tutkimuksilla testattu tutkimusalusta ei tee inhimillisiä virheitä, vaan analyysi samalla datalla on aina sama.
Huipputuottavuuden kaava on siis löydetty. Se otetaan käyttöön näin:
- Yrityksen johto luottaa tieteelliseen tutkimukseen ja tunnustaa, että henkilöstötuottavuuden kehittämisessä tulee priorisoida kahdeksaa asiaa. Nämä asiat ovat turvallisuuden, yhteenkuuluvuuden ja työn merkityksellisyyden tunne, kokemus johtamisesta, esihenkilötoiminnasta, toimintakulttuurista, osaamisesta ja prosesseista.
- Henkilöstön kokemus mainituista kahdeksasta asiasta mitataan ja analysoidaan QWL Focus™ -tutkimusalustalla. Kokemuksen mittaamiseen riittää 15 kysymystä.
- Analyysin tuloksena jokainen organisaatiotaso ja henkilöstöryhmä saa omat, sille tärkeimmät kehityskohteet. Tiimit saavat siis tieteestä fokuksen ja omien vastaustensa analysoinnista priorisoinnin. Tiimin jäsenet jatkavat tutkimusalustalla aloitettua dialogia itse antamiensa kommenttien ja kehitysideoiden pohjalta ja fokusoivat kehittämisen itse valitsemiinsa tärkeimpiin asioihin. Parasta ajanhallintaa on se, että kehityskohteiksi valitaan vain 1-3 riittävän pientä, suoraan työtä häiritsevää asiaa.
Esihenkilöt tulevat huomaamaan, että tulipalot vähenevät ja työn sujuvuus paranee. Kaikilta vapautuu aikaa, työ ehditään tehdä laadukkaammin ja jatkuvalle kehittämisellekin löytyy paremmin aikaa. Turhautuminen, uupumus, poissaolot ja vaihtuvuus vähenevät.
Väärä datan keräämisen ja analyysin menetelmä aiheuttaa valitettavasti jopa enemmän haittaa kuin hyötyä. Väärän menetelmän tunnistaa esimerkiksi siitä, että se keskittyy kysymyksissään enemmän yksilöön, kuin systeemiin. Tai siitä, että se yksinkertaistaa ihmisen toimintaa liikaa – yhdellä suositteluhalukkuutta tiedustelevalla kysymyksellä saatu data ei riitä huipputuottavuuden saavuttamiseen. Tai siitä, että analyysissä on tilaa inhimillisille virheille.
Henkilöstö osaa itse parhaiten kehittää työnsä tuottavuutta, kunhan heille annetaan siihen parhaiten soveltuvat välineet. QWL Focus™ on tällainen väline. Se hyödyntää tiedettä kysymällä oikeat kysymykset ja priorisoi toimenpiteet. Tuplafokus syntyy, kun tiimi valitsee priorisoiduista kehittämisen kohteista konkreettiset kehityskohteet kehittämisensä fokukseen.
